مسئولیت سردفتر و دفترخانه در تنظیم سند رسمی؛ مطالبه خسارت و شکایت انتظامی
تنظیم سند رسمی در دفترخانه صرفاً تایپ توافقی نیست که طرفین از قبل انجام دادهاند.
سردفتر در جریان تنظیم سند، وظایف قانونی مستقلی دارد؛ از احراز هویت و رعایت مقررات ثبتی گرفته تا خودداری از ثبت سندی که مفاد آن با قانون، نظم عمومی یا اخلاق حسنه تعارض دارد.
به همین دلیل اگر سردفتر در انجام وظایف خود تقصیر کند و این تقصیر باعث بیاعتباری سند یا ورود خسارت شود، ممکن است مسئولیت مدنی پیدا کند.
ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران صریحاً مقرر کرده است اگر سند در نتیجه تقصیر یا تخلف سردفتر یا دفتریار از قوانین و مقررات تماماً یا جزئاً از اعتبار بیفتد و از این جهت ضرری به متعاملین یا اشخاص ذینفع وارد شود، شخص متخلف علاوه بر مجازاتهای مقرر باید خسارت را نیز جبران کند، دعاوی خسارت نیز تابع قواعد عمومی است.
اما این ماده را نباید اینگونه تفسیر کرد که دفترخانه «ضامن نتیجه هر معامله» است.
اگر فروشنده بعداً بدهکار شود، خریدار تعهدش را انجام ندهد یا یکی از طرفین اطلاعاتی را که سردفتر امکان قانونی و متعارف کشف آن را نداشته پنهان کند، مسئولیت دفترخانه خودکار ایجاد نمیشود.
برای مسئولیت باید مشخص شود چه تکلیف قانونی نقض شده، چه ضرری ایجاد شده و آیا آن ضرر واقعاً نتیجه همان نقض بوده است.
سردفتر دقیقاً مسئول چه چیزی است؟
طبق ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی، دفترخانه واحدی برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات است و ماده ۲ اداره امور آن را بر عهده سردفتر قرار داده است.
ماده ۲۳ نیز دامنه مسئولیت را روشنتر میکند: سردفتر مسئول کلیه امور دفترخانه است و دفتریار اول نسبت به وظایفی که قانوناً بر عهده اوست یا سردفتر در حدود مقررات به او ارجاع میدهد مسئولیت دارد. در مورد اخیر، قانون حتی امکان مسئولیت مشترک سردفتر و دفتریار را پیشبینی کرده است.
تفاوت مسئولیت سردفتر، دفتریار و کارکنان دفترخانه
اگر تخلف مربوط به وظیفه اختصاصی دفتریار باشد، مسئولیت او باید جداگانه بررسی شود.
اگر سردفتر انجام کاری را در حدود قانون به دفتریار سپرده و تخلف در همان قسمت رخ داده باشد، ماده ۲۳ مسئولیت مشترک را ممکن میداند.
اما حضور یک کارمند یا اپراتور در فرایند تنظیم سند، مسئولیت قانونی سردفتر را درباره اداره دفترخانه به طور خودکار از بین نمیبرد.
بنابراین دفاعی مانند «کارمند من اشتباه کرده و من اطلاعی نداشتم» همیشه برای رفع مسئولیت کافی نیست؛ باید مشخص شود عمل موردنظر در چه سطحی از وظایف و نظارت سردفتر قرار داشته است.
آیا خود «دفترخانه» خوانده دعوای خسارت است؟
در گفتوگوی روزمره گفته میشود «از دفترخانه شکایت میکنم»، اما قانون مسئولیت مدنی را مستقیماً متوجه سردفتر و حسب مورد دفتریار کرده است.
به همین دلیل قبل از دادخواست باید شخص مسئول در زمان تنظیم سند شناسایی شود: سردفتر اصیل، کفیل دفترخانه یا دفتریاری که طبق قانون وظیفه را انجام داده است.
در دعاوی ثبتی صرف نوشتن نام «دفترخانه اسناد رسمی شماره …» بدون تعیین شخصی که قانون مسئولیت را بر عهده او گذاشته، ممکن است در دعوای خسارت کافی نباشد.
مهمترین مسئولیت سردفتر هنگام تنظیم سند رسمی
برای تشخیص تقصیر، ابتدا باید بدانیم قانون چه وظیفهای بر عهده سردفتر گذاشته است.
ماده ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی، مواد ۴۹ تا ۶۹ قانون ثبت را نیز درباره سردفتران و دفتریاران جاری دانسته است.
احراز هویت اصحاب سند
ماده ۵۰ قانون ثبت مقرر کرده است اگر مسئول دفتر در هویت طرف معامله یا شخص متعهد تردید داشته باشد، باید هویت او مطابق تشریفات قانونی احراز شود و اگر امکان احراز فراهم نباشد، ماده ۵۲ او را مکلف به خودداری از ثبت سند میکند.
آییننامه فعلی نیز ملاکهای احراز هویت را تعیین کرده و تنظیم سند در سامانه و حضور اصحاب سند را تحت سازوکارهای الکترونیکی قرار داده است.
پس اگر شخصی با هویت جعلی به جای مالک سند را امضا کرده باشد، یکی از نخستین پرسشها این است که دفترخانه وظایف قانونی احراز هویت را چگونه انجام داده است.
این امر البته به معنی مسئولیت قطعی در هر جعل حرفهای نیست؛ باید تقصیر قابل انتساب احراز شود.
بررسی اهلیت و اختیار قانونی
ماده ۵۷ قانون ثبت مسئول دفتر را از ثبت معامله اشخاص مجنون، غیررشید یا اشخاصی که قانوناً ممنوع از تصرفاند منع کرده است، مگر اینکه معامله به وسیله قائممقام قانونی آنان انجام شود.
در معامله وکالتی نیز حدود اختیار نماینده اهمیت دارد.
اگر وکالتنامه فقط اختیار اداره ملک را داده باشد، نمیتوان بدون وجود اختیار انتقال، فروش قطعی ملک را بر اساس آن تنظیم کرد.
در نتیجه مسئولیت دفترخانه ممکن است زمانی مطرح شود که سند بر اساس نمایندگی آشکارا خارج از حدود اختیار تنظیم شده باشد.
امتناع از تنظیم سند خلاف قانون
ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر کرده است سردفتر اصولاً باید نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعان اقدام کند؛ اما اگر مفاد سند برخلاف قوانین و مقررات، نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد باید از تنظیم آن خودداری کند و علت را کتباً به درخواستکننده اعلام نماید.
ماده ۶۰ قانون ثبت نیز ثبت سندی را که مدلول آن مخالف صریح قوانین باشد ممنوع کرده است.
پس سردفتر نه حق دارد بدون دلیل از خدمت قانونی امتناع کند و نه مجاز است هر سندی را صرفاً به دلیل توافق طرفین رسمی کند.
تفهیم مفاد سند و اخذ امضا
ماده ۳۴ آییننامه فعلی وظایف مهمی را هنگام امضا مقرر کرده است.
سردفتر باید مفاد سند را به طرفین تفهیم کند، امضا و فرایند الکترونیکی را مطابق مقررات انجام دهد و در نسخه پشتیبان نیز تشریفات مقرر رعایت شود، آییننامه صراحتاً اضافه کرده است قصور و تقصیر در این تکالیف، اگر باعث خسارت شود، موجب مسئولیت خواهد بود.
این حکم در پروندههایی اهمیت پیدا میکند که شخص ادعا میکند سندی متفاوت از چیزی که تصور میکرد امضا کرده است.
البته صرف ادعای «متن را نخواندم» برای اثبات تقصیر سردفتر کافی نیست؛ نحوه تنظیم سند، امضاها، سوابق سامانه و سایر دلایل باید بررسی شوند.
رعایت مقررات ثبتی و سامانهای
امروزه بخش مهمی از تنظیم سند به شکل الکترونیکی انجام میشود.
ماده ۲۹ آییننامه مقرر کرده خدمات دفترخانه به صورت الکترونیکی ارائه شود و دفتر الکترونیکی جایگزین دفاتر قدیمی شده است، ماده ۳۳ نیز ثبت اسناد در سامانه، اخذ شناسه یکتا و نگهداری نسخه پشتیبان را تنظیم کرده است.
با افزایش نقش سامانهها، تقصیر دفترخانه ممکن است فقط اشتباه در متن کاغذی نباشد؛ ثبت نادرست اطلاعات، عدم رعایت محدودیتهای سامانه یا نادیده گرفتن وضعیت ثبتشده نیز میتواند حسب پرونده اهمیت پیدا کند.
چه رفتارهایی میتواند موجب مسئولیت سردفتر شود؟
ماده ۲۲ مسئولیت را به «تقصیر یا تخلف از قوانین و مقررات» گره زده است.
آییننامه انتظامی نیز نمونههای متعددی از رفتارهای متخلفانه را بیان کرده است.
تنظیم سند برخلاف قوانین و مقررات
ماده ۶۵ آییننامه، تنظیم سند برخلاف قوانین، آییننامهها، بخشنامهها و دستورالعملهای مربوط را در شرایط مقرر تخلف انتظامی دانسته و برای آن مجازات پیشبینی کرده است.
اگر همین تخلف باعث ورود خسارت نیز شده باشد، موضوع میتواند همزمان جنبه انتظامی و مدنی پیدا کند.
برای مثال سندی تنظیم شده که قانوناً قابل ثبت نبوده و بعداً بر اثر همان ایراد از اعتبار افتاده است.
اشتباه در احراز هویت
اگر سند به نام مالک واقعی اما با حضور شخص دیگری تنظیم شود، باید نحوه احراز هویت بررسی شود.
اگر سردفتر مقررات را رعایت کرده و جعل یا تقلب به نحوی بوده که با مراقبت متعارف نیز قابل تشخیص نبوده، اثبات تقصیر دشوارتر است.
اما بیتوجهی آشکار به اختلاف مشخصات یا تنظیم سند بدون احراز قانونی هویت میتواند مبنای جدی مسئولیت باشد.
تنظیم سند برای شخص فاقد اهلیت یا اختیار
تنظیم معامله شخص محجور بدون نماینده قانونی، یا تنظیم انتقال توسط وکیلی که حق فروش ندارد، میتواند در صورت احراز تقصیر دفترخانه زمینه مسئولیت ایجاد کند.
در این پروندهها باید ابتدا خود وضعیت حقوقی سند اصلی روشن شود؛ زیرا مسئولیت خسارت معمولاً با اثبات اثر آن تخلف بر اعتبار سند ارتباط پیدا میکند.
اشتباه در مشخصات ملک یا مفاد سند
اشتباه کوچک تایپی با انتقال پلاک ثبتی اشتباه یکسان نیست.
اگر شماره پلاک، میزان سهم، حدود اختیار وکیل، مبلغ یا نوع حق مورد انتقال به شکلی اشتباه ثبت شده که سند اثر حقوقی دیگری پیدا کرده، باید منشأ اشتباه مشخص شود.
گاهی متن اشتباه ناشی از اطلاعات غلطی است که خود طرفین ارائه کردهاند، گاهی اطلاعات صحیح در اختیار دفترخانه بوده اما خلاف آن درج شده است.
فقط حالت دوم و موارد مشابه را نمیتوان بدون بررسی به طرف معامله منتسب کرد.
بیاحتیاطی در نگهداری اسناد و سوابق
ماده ۴۹ قانون ثبت، قبول و حفظ اسنادی را که به امانت سپرده میشوند از وظایف مسئول دفتر دانسته است.
آییننامه انتظامی نیز عدم رعایت ضوابط نگهداری اسناد و سوابق دفترخانه را تخلف شناخته است.
اگر اصل یک مدرک یا سابقه در نتیجه تقصیر دفترخانه از بین برود و همین موضوع باعث ضرر قابل اثبات شود، امکان مسئولیت مدنی نیز قابل بررسی است.
چه زمانی سردفتر مسئول خسارت نیست؟
سردفتر بیمهکننده صحت اقتصادی معامله یا وفای طرفین به عهد نیست.
اگر فروشنده پس از تنظیم سند بدهی دیگری پیدا کند، خریدار از قیمت معامله پشیمان شود یا طرفین اطلاعاتی خارج از قلمرو بررسی قانونی دفترخانه را از یکدیگر مخفی کرده باشند، مسئولیت سردفتر به طور خودکار ایجاد نمیشود.
همچنین وجود یک اشتباه اداری کوچک بدون خسارت، برای محکومیت به پرداخت وجه کافی نیست.
ماده ۲۲ سه مؤلفه را به هم متصل کرده است:
تقصیر یا تخلف + اثر بر سند + ورود ضرر
در قواعد عمومی مسئولیت مدنی نیز صرف تخلف بدون اثبات ضرر و رابطه سببیت، همیشه به محکومیت مالی منتهی نمیشود.
برای مطالبه خسارت از سردفتر چه چیزهایی باید ثابت شود؟
تقصیر یا تخلف
خواهان باید دقیقاً مشخص کند سردفتر کدام تکلیف را نقض کرده است.
مثلاً:
احراز نکردن هویت؛ تنظیم سند برخلاف منع قانونی؛ ثبت معامله شخص فاقد اهلیت؛ تنظیم سند خارج از حدود وکالت؛ یا درج اطلاعات ثبتی نادرست با وجود مدارک صحیح.
عبارت «دفترخانه اشتباه کرده» برای یک دادخواست حرفهای کافی نیست.
ورود خسارت
باید زیان مشخص و قابل اثبات وجود داشته باشد.
برای مثال هزینهای که برای ابطال سند تحمیل شده، وجهی که در نتیجه بیاعتباری سند از دست رفته یا خسارت مالی دیگری که ارتباط مستقیم با تقصیر دارد.
میزان ضرر ممکن است نیازمند کارشناسی باشد.
رابطه سببیت
این قسمت معمولاً دشوارترین بخش دعواست.
باید نشان داده شود اگر سردفتر تکلیف خود را درست انجام میداد، این خسارت ایجاد نمیشد.
اگر سند به علت مستقلی که هیچ ارتباطی با عملکرد دفترخانه ندارد باطل شده باشد، نمیتوان تمام زیان را به سردفتر نسبت داد.
چه خسارتهایی قابل مطالبه است؟
قانون مبلغ یا فهرست ثابت و عمومی برای خسارت سردفتر تعیین نکرده است.
ماده ۲۲ دعاوی خسارت را تابع «قوانین و مقررات عمومی» دانسته است.
بنابراین خواهان باید خسارت واقعی و قابل انتساب خود را مشخص کند.
ممکن است حسب پرونده هزینههای مستقیم ناشی از بیاعتباری سند، ضرر مالی حاصل از اقدام اشتباه دفترخانه یا هزینههای ضروری دیگری مطرح شوند.
اما نمیتوان صرفاً ارزش روز کل ملک را از سردفتر مطالبه کرد بدون اینکه ثابت شود این کل زیان مستقیماً نتیجه تقصیر اوست.
قانون و آییننامه همچنین سردفتر و دفتریار را ملزم به معرفی ضامن یا تأمین تضمین کردهاند و تبصره ماده ۱۵ آییننامه تصریح میکند این تضمین برای جبران خسارت اشخاص و دولت ناشی از عملکرد آنان نیز قابل استفاده است.
مشاوره حقوقی با گروه وکلای دادشناسان
آیا ابتدا باید سند رسمی باطل شود و بعد از سردفتر خسارت گرفت؟
یک پاسخ ثابت برای همه پروندهها وجود ندارد.
اگر اساس ادعای شما این است که سند رسمی به علت تخلف دفترخانه بیاعتبار شده، اثبات بیاعتباری یا ابطال سند ممکن است مقدمه مهم مسئولیت باشد.
مثلاً تا وقتی سند رسمی معتبر و برقرار است، ادعای اینکه «به علت بیاعتباری همین سند خسارت دیدهام» ممکن است با تناقض روبهرو شود.
اما ممکن است تخلفی رخ داده باشد که بدون ابطال خود سند نیز خسارت مستقلی ایجاد کرده است.
بنابراین قبل از دادخواست باید مشخص شود پرونده به یک خواسته نیاز دارد یا چند خواسته هماهنگ؛ برای مثال:
ابطال سند رسمی، اصلاح سند، اعلام بیاعتباری اقدام و مطالبه خسارت از شخص مسئول.
شکایت انتظامی از سردفتر چگونه انجام میشود؟
شکایت انتظامی با دعوای خسارت تفاوت دارد.
هدف آن بررسی رعایت مقررات حرفهای و در صورت اثبات، اعمال مجازات انتظامی است.
مسیر بازرسی و اداره کل ثبت استان
طبق ماده ۶۷ آییننامه، رسیدگی مقدماتی به شکایت اشخاص با بازرسی دفترخانه و تنظیم صورتمجلس بازرسی آغاز میشود. بازرسان سازمان ثبت، کانون یا هیأتهای مجاز میتوانند این بررسی را انجام دهند و گزارش همراه با پاسخ سردفتر یا دفتریار به اداره کل ثبت استان ارسال میشود.
بنابراین شخصی که شکایت دارد باید اطلاعات دقیق دفترخانه، شماره و تاریخ سند و شرح تخلف را به مرجع ثبتی مربوط ارائه کند تا موضوع قابلیت بررسی داشته باشد.
دادستان و دادگاه انتظامی سردفتران
پس از بررسی، اگر مدیرکل ثبت استان وقوع تخلف را تشخیص دهد، موضوع به دادستان انتظامی یا جانشین او اعلام میشود.
دادستان میتواند در صورت نبود تخلف، فقدان دلیل یا وجود مانع قانونی قرار صادر کند؛ در صورت کامل بودن دلایل نیز با کیفرخواست پرونده را به دادگاه انتظامی بفرستد.
این ساختار نشان میدهد شاکی مستقیماً مانند یک دعوای حقوقی در دادگاه انتظامی دادخواست مطالبه خسارت ثبت نمیکند؛ پرونده انتظامی از مسیر نظارتی و دادسرای انتظامی طی میشود.
مجازاتهای انتظامی
قانون دفاتر اسناد رسمی مجازاتهایی از توبیخ تا انفصال دائم را پیشبینی کرده است و آییننامه سال ۱۳۹۹ مصادیق تخلفات را با درجات مختلف تطبیق داده است.
برای نمونه، تنظیم سند برخلاف مقررات در شرایط مقرر میتواند به انفصال موقت منتهی شود و تقصیری که موجب ثبت سند معارض شود در آییننامه از تخلفات بسیار شدید شناخته شده است.
آیا شکایت انتظامی باعث پرداخت خسارت میشود؟
خیر؛ این دو مسیر باید از هم جدا شوند.
ممکن است سردفتر انتظاماً محکوم شود ولی شما برای دریافت پول همچنان نیازمند طرح دعوای مطالبه خسارت باشید.
برعکس، ممکن است دادگاه حقوقی بر اساس ادله موجود مسئولیت مدنی را احراز کند، هرچند پرونده انتظامی نتیجه متفاوتی داشته باشد.
البته رأی انتظامی قطعی یا گزارش رسمی بازرسی میتواند در دعوای مدنی از نظر اثبات رفتار سردفتر اهمیت زیادی داشته باشد.
قاعده عملی این است:
شکایت انتظامی برای مجازات حرفهای؛ دادخواست حقوقی برای جبران خسارت.
چه زمانی رفتار سردفتر ممکن است جنبه کیفری داشته باشد؟
هر تخلف انتظامی جرم نیست.
اشتباه در ثبت یک مشخصه ممکن است ناشی از بیاحتیاطی باشد و فقط مسئولیت انتظامی یا مدنی ایجاد کند.
اما اگر رفتار با عنوان مجرمانهای مانند جعل، ثبت عمدی اطلاعات خلاف واقع، خیانت در امانت یا جرائم خاص ثبتی منطبق شود، امکان تعقیب کیفری نیز باید جداگانه بررسی شود.
ماده ۶۶ آییننامه حتی مراجع قضایی را مکلف کرده در صورت صدور کیفرخواست یا احکام کیفری درباره سردفتر یا دفتریار، نسخه آن را به سازمان ارسال کنند.
پس سه مسیر ممکن است همزمان وجود داشته باشد:
مدنی، انتظامی و کیفری.
اما نباید برای یک اشتباه صرفاً حرفهای، بدون وجود عناصر جرم، عنوان کیفری انتخاب کرد.
قانون الزام به ثبت رسمی چه اثری بر مسئولیت سردفتران دارد؟
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، جایگاه ثبت رسمی را در معاملات جدید بسیار پررنگتر کرده است.
ماده ۱ این قانون دامنه وسیعی از اعمال حقوقی مربوط به املاک را در شرایط و زمانبندی مقرر ملزم به ثبت در سامانه ثبت الکترونیک اسناد کرده است.
همچنین آییننامههای مربوط، ارتباط پیشنویس قرارداد، مشاور املاک، سامانه و دفترخانه را تنظیم کردهاند. در اصلاحیه سال ۱۴۰۴، برای مثال مقرر شده در فرایند پیشنویس موضوع ماده ۳، طرفین در مهلت قانونی به دفترخانه مراجعه کنند و سردفتر پس از حضور آنان سند رسمی را تنظیم و ثبت کند.
بنابراین در معاملات جدید، مسئولیت حرفهای سردفتر بیش از گذشته با ثبت سامانهای، صحت اطلاعات واردشده و رعایت گردش کار الکترونیکی قانونی پیوند خورده است.
با این حال، وجود سامانه به این معنی نیست که سردفتر مسئول هر اطلاعات نادرستی است که شخص دیگری وارد کرده؛ باید تکلیف قانونی او در همان مرحله مشخص شود.
مرجع صالح دعوای مطالبه خسارت کجاست؟
ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمی، دعاوی خسارت را تابع قواعد عمومی دانسته است.
بنابراین برخلاف شکایت انتظامی، دعوای خسارت در مرجع قضایی عمومی صالح مطرح میشود.
اگر خواسته صرفاً مبلغی به عنوان خسارت باشد، ماهیت و مبلغ خواسته در تشخیص صلاحیت دادگاه صلح یا دادگاه عمومی حقوقی اهمیت دارد.
اگر همزمان ابطال سند رسمی ملکی یا دعوایی درباره حق عینی نسبت به ملک مطرح شده باشد، قواعد خاص دعاوی غیرمنقول و محل وقوع ملک نیز باید لحاظ شود.
در نتیجه نباید یک نسخه واحد مانند «همیشه دادگاه محل دفترخانه» یا «همیشه دادگاه محل وقوع ملک» ارائه کرد.
مرجع باید بر اساس خواسته دقیق پرونده تعیین شود.
مدارک مهم برای شکایت و مطالبه خسارت از تخلف دفتر اسناد رسمی
برای یک پرونده مسئولیت سردفتر، این مدارک میتوانند اهمیت ویژه داشته باشند:
نسخه رسمی سند و نسخههای مرتبط، شناسه یکتا و اطلاعات ثبت الکترونیک، سند مالکیت و استعلامهای ثبتی، وکالتنامه یا مدرک نمایندگی، مدارک هویتی استفادهشده، حکم حجر یا ممنوعیت معامله در صورت وجود، مکاتبات با دفترخانه، رسید وجوه و حقالتحریر، گزارش بازرسی اداره ثبت، رأی انتظامی و آرای قضایی مربوط به اعتبار خود سند.
اگر ادعا مربوط به جعل یا امضاست، اصل اسناد و گزارش کارشناسی اهمیت زیادی دارد.
اگر خسارت مالی مطرح است، باید مدارک مبلغ ضرر نیز جداگانه ارائه شود.
مثال فرضی از مسئولیت سردفتر در تنظیم سند
فرض کنید شخصی با وکالتنامه رسمی برای فروش یک آپارتمان به دفترخانه مراجعه میکند.
در متن وکالتنامه فقط اختیار انجام امور اداری و پیگیری ثبت وجود دارد و اختیار فروش یا انتقال مالکیت به وکیل داده نشده است.
با این حال، دفترخانه سند انتقال قطعی را بر اساس همان وکالتنامه تنظیم میکند.
مالک اصلی پس از اطلاع، به سند اعتراض میکند و دادگاه در نهایت به دلیل فقدان اختیار انتقال، وضعیت معامله و سند رسمی را به نفع مالک تعیین تکلیف میکند.
خریدار نیز مبلغ قابل توجهی پرداخته و در نتیجه بیاعتباری انتقال متضرر شده است.
در این پرونده سه موضوع از هم جدا هستند:
نخست، مسئولیت شخصی که بدون اختیار اقدام به فروش کرده است.
دوم، اعتبار یا بیاعتباری سند انتقال.
و سوم، مسئولیت احتمالی سردفتر در صورتی که ثابت شود با وجود متن روشن وکالتنامه، خارج از حدود اختیار قانونی سند را تنظیم کرده است.
برای مطالبه خسارت از سردفتر باید نشان داده شود این تقصیر در ایجاد ضرر خریدار نقش مستقیم داشته است.
اگر همزمان شکایت انتظامی مطرح شود، بازرسی دفترخانه و بررسی وکالتنامه و سند میتواند در پرونده انتظامی انجام شود؛ اما محکومیت انتظامی به خودی خود پول خریدار را بازنمیگرداند.
اشتباهات رایج هنگام شکایت از دفتراستاد رسمی
اشتباه اول این است که هر مشکلی در معامله به دفترخانه نسبت داده شود.
اشتباه دوم، طرف دعوا قرار دادن صرف نام دفترخانه بدون تعیین سردفتر یا دفتریار مسئول است.
اشتباه سوم، طرح فقط شکایت انتظامی با این تصور است که دادگاه انتظامی تمام خسارت را نیز وصول خواهد کرد.
اشتباه چهارم، درخواست خسارت بدون اثبات اینکه سند دقیقاً به علت تقصیر سردفتر بیاعتبار شده است.
اشتباه پنجم، مخلوط کردن تخلف انتظامی با جرم است. هر تخلف آییننامهای کلاهبرداری یا جعل محسوب نمیشود.
اشتباه ششم، فراموش کردن خود دعوای مربوط به سند است. گاهی قبل از خسارت باید تکلیف ابطال، اصلاح یا اعتبار سند رسمی روشن شود.
اشتباه هفتم، مشخص نکردن مبلغ و منشأ خسارت است. «به من خسارت زیادی وارد شده» برای صدور حکم مالی کافی نیست.
و اشتباه هشتم، نادیده گرفتن نقش دفتریار یا سردفتر کفیل در روز تنظیم سند است.
پرسشهای رایج درباره مسئولیت سردفتر و دفترخانه
آیا سردفتر مسئول هر سندی است که بعداً باطل شود؟
خیر. برای مسئولیت ماده ۲۲ باید تقصیر یا تخلف سردفتر و رابطه آن با بیاعتباری سند و ضرر اثبات شود.
اگر کارمند دفترخانه اشتباه کرده باشد سردفتر مسئول نیست؟
ماده ۲۳ سردفتر را مسئول کلیه امور دفترخانه دانسته است؛ با این حال باید نوع عمل، وظیفه شخص انجامدهنده و میزان تقصیر هر فرد در پرونده مشخص شود.
اگر سردفتر در هویت فروشنده اشتباه کند میتوان خسارت گرفت؟
در صورت اثبات تخلف از تکالیف احراز هویت، ورود خسارت و رابطه سببیت، امکان مسئولیت وجود دارد. مواد ۵۰ تا ۵۲ قانون ثبت تکالیف مشخصی درباره احراز هویت مقرر کردهاند.
آیا سردفتر باید مفاد سند را برای طرفین توضیح دهد؟
بله. ماده ۳۴ آییننامه فعلی تفهیم مفاد سند هنگام امضا را از تکالیف سردفتر دانسته است.
شکایت انتظامی را کجا مطرح کنیم؟
آییننامه، رسیدگی مقدماتی را از طریق بازرسی سازمان ثبت، کانون یا هیأتهای مجاز پیشبینی کرده و پس از گزارش، پرونده به اداره کل ثبت استان و در صورت احراز تخلف به دادستان انتظامی ارجاع میشود.
آیا دادگاه انتظامی خسارت مرا هم تعیین میکند؟
مسیر انتظامی برای رسیدگی حرفهای و اعمال مجازات انتظامی است. مطالبه خسارت موضوع ماده ۲۲ تابع قواعد عمومی دادخواهی است و باید از مسیر قضایی مناسب پیگیری شود.
دفتریار هم ممکن است مسئول خسارت باشد؟
بله. ماده ۲۲ از سردفتر و دفتریار نام برده و ماده ۲۳ نیز در مواردی مسئولیت مشترک یا مسئولیت دفتریار در جایگاه سردفتر را پیشبینی کرده است.
اگر سند برخلاف قانون تنظیم شده باشد حتماً سردفتر مسئول است؟
برای مسئولیت مالی علاوه بر خلاف قانون بودن سند باید تقصیر یا تخلف قابل انتساب، خسارت و رابطه سببیت اثبات شود، ممکن است منشأ بیاعتباری عامل دیگری باشد.
سردفتر میتواند از تنظیم سند خودداری کند؟
اصل بر انجام وظیفه است؛ اما طبق ماده ۳۰ اگر مفاد سند مخالف قانون، مقررات، نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد باید از تنظیم آن خودداری کند و حسب درخواست علت امتناع را کتبی اعلام کند.
قبل از شکایت از سردفتر چه اقدامی انجام دهیم؟
قبل از هر اقدامی سه پرونده را از هم جدا کنید:
پرونده سند، پرونده خسارت و پرونده انتظامی.
ابتدا مشخص کنید خود سند چه ایرادی دارد و آیا باید ابطال یا اصلاح شود.
سپس تکلیف قانونی سردفتر را پیدا کنید، آیا مشکل از احراز هویت، وکالت، اهلیت، مشخصات ملک، ممنوعیت قانونی یا نحوه ثبت الکترونیکی بوده است؟
بعد خسارت را دقیق مشخص کنید و ببینید کدام بخش از آن واقعاً به رفتار دفترخانه مربوط است.
در نهایت تصمیم بگیرید آیا فقط شکایت انتظامی لازم است، فقط دعوای خسارت، یا هر دو مسیر باید همزمان پیگیری شوند.
قاعده مهم این است: محکوم کردن سردفتر به دلیل اینکه «معامله بدی اتفاق افتاده» ممکن نیست؛ باید یک تکلیف قانونی مشخص، یک تخلف مشخص و یک ضرر ناشی از همان تخلف را به هم متصل کرد.
همین ارتباط میان وظیفه، تقصیر و ضرر است که یک شکایت کلی از دفترخانه را به پرونده قابل اثبات مسئولیت مدنی تبدیل میکند.
قوانین و منابع حقوقی استفادهشده مطالبه خسارت از سردفتر
قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴، بهویژه مواد ۱، ۲، ۲۲، ۲۳، ۲۹ و ۳۰ درباره جایگاه دفترخانه، مسئولیت سردفتر و دفتریار و وظیفه تنظیم اسناد قانونی.
قانون ثبت اسناد و املاک، بهویژه مواد ۴۹ تا ۶۴ درباره وظایف مسئول دفتر، احراز هویت، اهلیت، ممنوعیت ثبت اسناد خلاف قانون و تشریفات تنظیم سند.
آییننامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۹۹ با اصلاحات ۱۴۰۲، بهویژه مواد ۲۹ تا ۳۵ درباره ثبت الکترونیکی، اخذ امضا و تفهیم مفاد سند و مواد ۶۵ تا ۷۱ درباره تخلفات و رسیدگی انتظامی.
ماده ۶۵ آییننامه درباره طبقهبندی تخلفات انتظامی، از جمله تنظیم سند برخلاف مقررات و تقصیر منتهی به ثبت سند معارض.